Préambule
La Maison Internationale de la Rive Sud (MIRS) est une organisation au service des personnes immigrantes et de la société d’accueil. Elle oeuvre pour l’intégration des nouveaux arrivants, mais ancrée dans son milieu au centre d’un faisceau de partenariats pour mobiliser des ressources, transmettre son savoir-faire et favoriser le vivre ensemble.
Les valeurs auxquelles adhère la MIRS, qu’elle défend et promeut, sont :
• L’égalité dans l’accueil des clients;
• Le respect du client;
• L’ouverture à la diversité culturelle;
• La neutralité politique et religieuse;
• L’altruisme;
• Le partage et l’engagement dans la vie citoyenne.
Dans le cadre de sa mission, la MIRS collecte des informations, dont certaines peuvent être à caractère personnel.
Cependant, le respect de votre vie privée étant précieux, nous prenons très au sérieux la protection et la confidentialité des renseignements que vous nous confiez.
Il est de notre responsabilité de nous assurer que tout renseignement recueilli soit traité et conservé de façon sécuritaire. C’est dans ce cadre que la présente politique de confidentialité a été éditée et mise en application.
La politique de confidentialité de la MIRS décrit nos pratiques relatives à la collecte, à l’utilisation, au partage et à la sécurité de vos renseignements personnels, mais aussi vous renseigne par rapport à vos droits y afférent.
Définition
Un renseignement personnel se définit par toute information associée à une personne physique et qui peut servir à l’identifier.
Type de renseignements recueillis
Afin de pouvoir mieux vous servir, les renseignements d’identification ci-après sont collectés :
| Renseignements d’identification | – Prénom et nom – Date de naissance – Sexe – Nationalité – Adresse de résidence – Adresse électronique – Numéro de téléphone – Emploi et revenus – État civil – Statut d’immigration – Identifiants gouvernementaux (passeport, NAS, permis, …) |
Ces informations sont recueillies auprès de :
- Nos employés ;
- Nos administrateurs ;
- Nos bénévoles ;
- Nos stagiaires ;
- Nos membres;
- Des personnes immigrantes qui sollicitent nos services.
La MIRS s’engage à ne collecter que l’information à caractère personnel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Moyens de collecte et conservation des renseignements
Les renseignements personnels que nous collectons suivent deux procédés :
- La collecte se fait directement auprès de vous;
- La collecte se fait via les formulaires d’adhésion ou de renseignements électroniques de la MIRS que vous remplissez.
Préalablement à la collecte, votre consentement est requis.
Ces renseignements personnels sont conservés sur un support physique et/ou un support électronique, au Canada. Un ensemble de mesures est ainsi appliqué pour assurer leur sécurité (cf protection des renseignements personnels collectés).
Utilité des données collectées
A la MIRS, nous oeuvrons tous les jours à essayer de vous fournir une meilleure qualité de service et répondre au mieux à nos obligations.
A cet effet, vos renseignements personnels sont collectés pour :
- Vous identifier ;
- Communiquer avec vous ;
- Remplir certaines procédures administratives ;
- Mettre à jour vos renseignements ;
- Évaluer votre admissibilité à nos services;
- Vous offrir des services qui répondent à vos attentes.
- Référer votre dossier vers des partenaires habilités pour un traitement optimal de votre demande.
Les renseignements personnels recueillis par la MIRS sont traités en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le privé. Cette loi édicte les principes à respecter lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication avec ou sans consentement, de la conservation, et de la destruction/anonymisation des renseignements personnels, tout en mettant des mesures de sécurité appropriées en fonction de la nature et de la quantité des renseignements.
Accès et partage de vos renseignements personnels
L’accès à vos informations personnelles ainsi que leur partage sont strictement limités aux personnes qui, dans l’exercice de leurs fonctions, doivent consulter les renseignements collectés. Il s’agit notamment :
- Du personnel et des administrateurs de la MIRS autorisés à accéder à ces informations;
- Des bénévoles et stagiaires qui, dans le cadre de leur mandat, doivent accéder à certaines informations personnelles ;
- Des institutions gouvernementales si nécessaire pour la vérification des renseignements collectés;
- Des institutions financières pour le respect de nos obligations;
- Des partenaires dans le cadre d’un référencement des dossiers usagers;
- Des services judiciaires et de police dans le cadre d’une enquête.
Notons que ces accès et partages d’informations se font uniquement avec votre consentement.
Cependant, le partage avec les services judiciaires et de police, avec qui nous pourrions être amenés à fournir vos renseignements personnels, peut se faire sans votre consentement, conformément à l’article 18 de la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Nous veillons, par ailleurs, à faire signer un engagement de confidentialité à toutes les personnes qui, dans le cadre des missions de la MIRS, doivent avoir accès aux renseignements personnels recueillis.
Sécurité des renseignements personnels collectés
Nous appliquons rigoureusement les mesures de sécurité nécessaires à la protection de vos renseignements personnels.
Parmi ces mesures de sécurité nous retrouvons :
- Des caméras de surveillance ;
- Le verrouillage des armoires à classeurs ;
- La protection par mot de passe et la restriction d’accès aux renseignements sur support électronique ;
- Le chiffrement des données informatiques ;
- L’engagement de confidentialité à signer ;
- Toute autre mesure de sécurité requise à la protection de vos renseignements personnels.
Obligations d’information et droit de demande d’accès aux informations recueillies
Pour toute information collectée en vue de la constitution d’un dossier, nous avons l’obligation, conformément à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, d’informer la personne concernée :
- De l’objet du dossier ;
- De l’utilisation qui sera faite des renseignements ainsi que des catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’entreprise, mais aussi à l’extérieur de l’entreprise;
- De l’endroit où sera conservé son dossier.
Vous pouvez soumettre une demande d’accès pour connaître les renseignements personnels détenus par la MIRS en adressant une demande à notre cellule de la protection des données personnelles.
Vous pouvez également demander à faire rectifier ces renseignements.
Une demande d’accès à un renseignement personnel ou une demande de rectification doit être faite par écrit et contenir :
- La description du renseignement que vous désirez obtenir ou qui doit être rectifié;
- La période visée;
- Un renseignement personnel qui permettra à la MIRS de vous identifier ou une combinaison de plusieurs informations (par exemple : votre date de naissance, votre nationalité);
- Vos nom, prénom et coordonnées (courriel, numéro de téléphone et adresse postale) pour que LA MIRS puisse communiquer avec vous si des précisions sont requises.
Droit d’accepter ou de refuser de fournir vos renseignements
Vos renseignements vous appartiennent. Aussi, vous avez le droit de refuser de les fournir et de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements.
Pour ce faire, vous pouvez adresser votre demande à notre cellule de protection des renseignements personnels et nous la traiterons dans les meilleurs délais.
Cependant, certains renseignements sont essentiels à ce que nous puissions vous fournir certains services. Si vous refusez de les fournir ou retirez votre consentement, il peut être difficile, voire impossible de vous fournir le service sollicité ou même de répondre à nos obligations.
Modalité d’application de la politique de confidentialité
La direction de la MIRS est responsable de la mise en oeuvre et de l’application de la présente politique de confidentialité.
Conformément à l’article 3.1 de la loi sur la protection des renseignements personnels, Mame Moussa Sy est désigné responsable de la protection des renseignements personnels collectés à la MIRS.
La présente politique de confidentialité s’applique :
- Aux employés et stagiaires;
- Aux bénévoles;
- Aux administrateurs;
- À toute autre personne physique ou morale en relation professionnelle avec la MIRS.
Le non-respect de cette politique entrainera des sanctions de l’autorité compétente.
Finalité des renseignements personnels collectés
Une fois l’objet de la collecte des renseignements personnels accompli, nous veillons à détruire ou a anonymiser les données, selon les procédures en vigueur.